Incluye elementos del marco conceptual y de la normatividad vigente, aspectos de diagnóstico sobre la situación actual y una propuesta estructurada que le permita al país garantizar la salvaguardia y el uso de dicho patrimonio. La política busca servir como base para animar la participación y el diálogo entre los actores y agentes vinculados a la temática del patrimonio bibliográfico y documental.

La gestión documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenaje, preservación, acceso y difusión de la documentación. En este libro se plantean los conceptos básicos para que la persona responsable de la documentación de una organización entienda y pueda aplicar un proyecto de gestión documental. Se aportan las habilidades, recursos y técnicas necesarias para diseñar y desarrollar un sistema de gestión documental en una organización.

Documento publicado por el CNMH y el Archivo General de la Nación (AGN), cumpliendo con las disposiciones de la Ley 1448 de 2011 o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, que establece los criterios y las medidas que se deben seguir para la identificación, protección, y garantías de acceso a la información de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado. Por ejemplo, alienta a las entidades a ajustar y actualizar los inventarios de sus archivos de derechos humanos, así como a suspender de manera temporal las actividades de eliminación de documentos y de series documentales sobre este tipo especial de archivos. Las entidades de la administración pública deberán adoptar las disposiciones contenidas en el Protocolo en los diferentes niveles de actuación. También deberán hacerlo las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000, en consonancia con el Decreto 1084 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Inclusión Social y Reconciliación. Asimismo, el documento contiene recomendaciones para el manejo de los archivos y la información de las organizaciones de la sociedad civil. El Protocolo quedó oficializado a través de la Resolución 031, la cual fue firmada el 6 de febrero de 2017, por Armando Martínez Garnica, director general del AGN, y por Gonzalo Sánchez Gómez, director del CNMH. Descripción tomada de: http://www.centrodememoriahistorica.gov.co/informes-2017/protocolo-de-gestion-documental

El presente trabajo de grado, presenta un caso de investigación relacionada con la Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Integración Social, que permite comprender la importancia de la disponibilidad de la información administrada, el desarrollar un análisis del estado actual de la gestión documental de la entidad y conocer los lineamientos y normativa asociada a la gestión documental y los instrumentos que el Archivo General de la Nación solicita, adicional la realización de un plan de mejora, a los procesos y procedimientos y tiempos de respuesta de conformidad con lo establecido Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA. Como resultado se presenta una propuesta de mejora para optimizar procesos, procedimiento y tiempos de respuesta de la operación actual, enfocado en proponer alternativas necesarias y justas para solventar las falencias identificadas en la gestión documental, fortaleciendo de esta forma la planeación estratégica de la Secretaría Distrital de Integración Social.

La óptima gestión documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así corno el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para la gestión institucional. Se dan a conocer las perspectivas de la gestión documental electrónica, definiendo y documentando acciones de las tendencias tecnológicas para contribuir a rnejorar y asegurar la memoria institucional de las organizaciones, permitiendo la conservación del expediente electrónico garantizando las funcionalidades y características de dichas tendencias con el fin de normalizar las operaciones del proceso documental apoyándose en las TIC y facilitando de esta manera la gestión archivística de los procesos. tendientes a proporcionar una herramienta estratégica para optimizar y aprovechar las ventajas tecnológicas. así mismo contribuyendo efectivamente con el proceso de responsabilidad arnbiental orientada a la política de la iniciativa de Cero Papel conllevando a reducir el consumo de papel en las actividades del día a día.